平安通報站

平安通報站的英文名稱即將從「Safety Check」改為「Safety Center」。若您的 Workplace 仍在使用舊版的平安通報站,請點擊此處以瞭解相關說明內容。若要盡快享有全新的平安通報站體驗,請聯絡 workplacesafetycheckteam@fb.com

平安通報站可讓您在災害事件期間查看 Workplace 社群是否平安。分配平安通報操作員、建立平安通報站事件,並迅速傳送訊息給可能受影響的同事。

建立平安通報站事件
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若要啟用平安通報站,您必須是平安通報操作員。平安通報操作員是由 Workplace 系統管理員來分配。
若要為機構啟用平安通報站:
  1. 前往管理員介面
  2. 點擊平安通報站
  3. 點擊新增平安通報操作員,然後將自己新增為平安通報操作員。平安通報操作員可在平安通報站中建立訊息。
  4. 點擊完成
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只有平安通報操作員才有權為其 Workplace 建立平安通報站事件。
平安通報操作員是由系統管理員來分配。若要新增平安通報操作員:
  1. 點擊主頁左上方的管理員介面
  2. 進階版計劃功能下方,點擊平安通報站
  3. 點擊新增平安通報操作員,然後輸入您要新增的用戶姓名。
  4. 點擊完成
系統管理員不會自動取得平安通報站的使用權限,他們須先將自己分配為平安通報操作員。
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您可從「探索」選單存取平安通報站。您必須先建立事件才可傳送任何訊息。
若要建立平安通報站事件:
  1. 前往管理員介面中的平安通報站,然後選擇新增事件
  2. 根據情況選擇事件類型:
    1. 系統測試:用於檢查各項功能,並傳送測試訊息給自己和其他需回覆事件的人員。通知會顯示為「測試」。
    2. 演習:藉由執行事先規劃好的模擬測試來為緊急事件做好準備(包括管理人員回覆)。通知會顯示為「演習」。
    3. 實際事件:發生真實狀況時,請選擇此選項來記錄詳細資料並傳送訊息給員工。
  3. 填寫完成「標題」和「地點」,然後新增平安通報操作員
您已成功建立事件。在事件保持啟用的狀態下,您可隨時加入新的訊息。若要傳送訊息:
  1. 點擊建立訊息
  2. 選擇訊息類型。點擊任一選項以瞭解詳情。點擊繼續
  3. 新增訊息內容。您可在畫面右側查看各訊息類型的預覽。完成後,點擊繼續
  4. 點擊新增人員以選擇此訊息的收件人。您可透過下列方式新增人員:
    1. 新增個別人員(手動新增至事件)
    2. 新增 Workplace 群組(目前所有群組成員)
    3. 依 Workplace 個人檔案地點新增
    4. 新增 CSV 檔案(僅需員工的電郵)
    5. 從先前的通知新增(搜尋先前的通知,然後沿用相同的收件人名單)
  5. 選擇您要用來傳送訊息的渠道。提供的選項:
    1. Workplace Chat
    2. Workplace 通知
    3. 電郵
    4. 所有渠道
  6. 點擊傳送訊息,然後確認執行。
  7. 您現在已可追蹤此訊息的進度並管理回覆。單一事件可傳送多則訊息。
根據人員的最新回覆,系統會即時更新回覆狀態。您的機構可自行決定後續的處理動作。
注意:系統產生的平安通報站訊息內容會被翻譯為用戶 Workplace 帳戶所設定的語言,但由平安通報操作員撰寫的自訂內容則不會翻譯。
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您可查看所有平安通報站事件的即時分析報告。您可透過平安通報站的主頁,查看所有事件、回覆狀態和讀取率。
若要瞭解詳情:
  1. 點擊事件。
  2. 您可在右欄查看事件洞察報告。點擊任一訊息,即可查看該則訊息的分析報告。
  3. 您可在收件人名單底下查看您訊息的所有收件人,以及對方是否已讀取或回覆訊息。
  4. 您可針對收件人採取下列動作:
    1. 致電:點擊任一收件人姓名旁的電話圖示,即可致電給其 Workplace 個人檔案中所提供的號碼。
    2. 傳送訊息:點擊紙飛機圖示,即可重新傳送此訊息給收件人。
    3. 更新狀態:點擊此按鈕即可手動更新收件人的回覆狀態。舉例來說,若您與某位收件人交談並確認對方沒事,即可將其標示為平安無事。
  5. 若您要重新傳送訊息給收件人名單中的部分或所有人員,請點擊傳送訊息
  6. 若您要新增其他收件人,請點擊新增人員。新增收件人後,請點擊傳送訊息以完成動作。
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平安通報操作員可透過下列方式,選擇安全事件相關訊息的收件人:
  • 新增個別人員(手動新增至事件)。
  • 新增 Workplace 群組。此方式會將目前所有群組成員都加入。
  • 地點新增。
  • 新增 CSV 檔案(僅需員工的電郵)。
  • 從先前的通知新增(搜尋先前的通知,然後沿用相同的收件人名單)。
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設定事件時,「地點」欄位僅供用於辨識大致位置的資訊用途,並會顯示在您所傳送的所有訊息中。
您可在訊息正文中加入更詳細的地點資訊。系統並不會依此判定要新增至事件訊息的員工。若您想依照地點將員工新增至訊息,請使用「依個人檔案地點新增」選項來操作。
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管理員將您新增為平安通報操作員後,您就有權存取平安通報站的所有功能,包括由其他平安通報操作員建立的所有事件。
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編輯平安通報站訊息
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若要在建立平安通報站事件後,變更其詳細資訊:
  1. 點擊管理員介面中的平安通報站
  2. 點擊您要編輯的事件。
  3. 點擊右上方的編輯事件
您可在此變更標題地點提供協助的用戶
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只有在尚未傳送任何訊息的情況下,才可將人員從平安通報站事件中移除。若要將人員從事件中移除,請前往平安通報站的新增人員頁面,然後點擊該人員姓名旁的移除
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您可在「收件人名單」底下查看訊息的所有收件人,以及對方是否已讀取或回覆訊息。
點擊更新狀態按鈕即可手動更新收件人的回覆狀態。舉例來說,若您與某位收件人交談並確認對方沒事,即可手動將其標示為平安無事。
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在平安通報站上將人員新增至提供協助的用戶後,該人員就會在事件頁面上被列為安全團隊的成員。
僅平安通報操作員可被新增為提供協助的用戶,以便他們可查看並管理事件。
若平安通報操作員對某事件採取行動,系統就會自動將其新增為可替該事件提供協助的用戶。
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若要結束平安通報站事件,請點擊事件頁面右上方的關閉事件。您可隨時點擊重新開啟事件來重新開啟事件。
注意:即使平安通報站事件已結束,員工仍可隨時回覆通知。您必須重新開啟事件才可傳送新的訊息。
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通知
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是。平安通報站旨在提供最新的安全性消息,因此即便 Workplace 用戶關閉電郵通知或開啟「請勿打擾」功能,系統仍會傳送這類通知。
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在平安通報站中傳送訊息時,您可透過下列渠道聯絡人員:
  1. Workplace 通知 - 這類通知會顯示在動態消息頂端,也會傳送給用戶。
  2. Workplace Chat - 這類通知會傳送聊天訊息給用戶。
  3. 電郵 - 這類通知會傳送電郵給用戶個人檔案中所提供的電郵地址。
您可選擇透過上述一種或所有通知渠道來傳送訊息。
用戶只需透過一種渠道查看或回覆訊息,平安通報站即可將其動作記錄下來。若訊息要求回覆,用戶可隨時變更其回覆內容。
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若要重新傳送訊息給尚未回覆的人員,請前往需要重新傳送的訊息。
  1. 若您要重新傳送給特定群組的收件人,請選擇其姓名旁的方塊。
  2. 點擊收件人名單區塊中的傳送訊息
  3. 選擇您要用來傳送訊息的渠道。
  4. 選擇廣告受眾。您可選擇所有收件人,或僅選擇尚未回覆的人員。
  5. 點擊傳送
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深入瞭解平安通報站
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Workplace 平安通報站和 Facebook 平安通報站為各自獨立的系統。
系統判定安全事件發生後,被指定的平安通報操作員團隊即可透過新/舊版的 Workplace 平安通報站,為所屬機構的員工建立、傳送並管理平安通報。只有平安通報操作員才有權限查看並管理 Workplace 平安通報站的回覆。
Facebook 平安通報站是由 Facebook 社群所啟用,且平安通報回覆會分享給 Facebook 朋友。
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人員可向平安通報站回覆兩種答案:
  • 我平安無事。
  • 我需要協助。
回覆狀態會在訊息詳情頁面中即時更新。您可以依據回覆類型來篩選此頁面顯示的內容。若用戶標示為需要協助,則所有新增至該事件的平安通報操作員都會收到電郵通知。此外,系統管理員也可透過平安通報站的設定頁面,自訂這類要傳送給團隊的電郵通知。
若某人將自己標示為需要協助,您可點擊其姓名旁的電話或聊天圖示,即可直接與該用戶聯繫。
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建立事件時,您可選擇要建立系統測試、演習或實際事件。
  • 您可透過測試來檢查各項功能並傳送測試訊息。通知會顯示為「測試」。
  • 您可透過演習來執行事先規劃好的模擬測試並管理員工的回覆狀態。通知會顯示為「演習」。
  • 在平安通報站中建立實際事件後,系統就會通知所有被選取的員工。若事件未實際發生,請勿建立這類事件。
傳送給員工的通知中會清楚表明某事件是否為演習或測試。測試和演習事件的運作方式與實際事件相同。
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解決疑難
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在訊息建立流程中將人員匯入平安通報站後,您隨即會看到結果頁面,顯示匯入成功、匯入失敗和重複匯入的人員數量。
您可以從錯誤畫面下載匯入失敗的名單,並將名單重新匯入。匯入員工名單時最常發生的問題包括:提供無效的員工編號,或與社群用戶不符合的電郵。
若員工編號及電郵正確無誤,但多次嘗試後仍無法匯入員工名單,請與 Workplace 支援團隊聯絡。
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