洞察報告和資料

Workplace 洞察報告可幫助您追蹤和衡量貴組織內的 Workplace 使用狀況。進一步瞭解追蹤連線、帖子、互動和群組。

本文僅適用於 Workplace 進階版和 Workplace 企業版管理員。
洞察報告是管理員介面的一個區塊,能提供追蹤和衡量貴機構 Workplace 使用情況的工具。洞察報告可以用來追蹤員工註冊次數、群組內趨勢,以及帖子級別動態。
洞察報告是由五個不同標籤構成:
  • 用戶追蹤貴機構在 Workplace 上的活躍程度,包括啟用、入門操作和每月動態等。
  • 內容讓您能夠查看貴機構建立了多少內容,以及有多少用戶活躍投入。
  • 群組追蹤 Workplace 和最活躍群組的群組建立和動態。
  • 帖子此標籤可讓您衡量帖子的讚好次數、回應數和瀏覽次數,進而利用進階帖子級別成效資料追蹤溝通的影響程度。
  • 連結根據用戶間的互動來判別 Workplace 上的合作狀況。
只有 Workplace 管理員能查看和使用洞察報告。有自訂管理員角色的用戶也可以查看洞察報告。進一步瞭解如何建立自訂管理員角色。
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系統管理員可以建立自訂管理員角色,為用戶授予洞察報告中不同標籤的存取權。
建立自訂管理員角色後,您可以為他們授予下列獨立權限:
  • 查看活動統計資料 - 這些用戶可以存取洞察報告內的所有標籤。
  • 查看帖子洞察報告並管理宣傳活動 - 這些用戶點擊管理員介面後,便可從 Workplace 左側存取帖子
如果是帖子,您可以衡量並追蹤 2019 年 11 月 15 日起的資料。如果是其他標籤,則是 2019 年 8 月 18 日起的資料。
注意:洞察報告會延長為連續 2 年的記錄。2 年前的所有資料都會被刪除。
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匯出資料
若要在 Workplace 社群大量匯出用戶或群組的資料:
  1. 前往 Workplace 個人檔案左上角的管理員介面
  2. 點擊洞察報告
  3. 向下捲動並針對用戶群組點擊 匯出。Workplace 隨後會寄送一封電郵給您,信中會附上 CSV 檔案的下載連結。
注意:若要索取管理員介面的資料,您也可以前往用戶標籤,然後點擊頁面頂端的 並選擇匯出員工資料。若為群組上的數據,請依序點擊管理員介面中的群組,並選擇匯出群組資料

管理大量匯入和匯出
管理員可以透過用戶匯入/匯出管理中心,查看即時狀態。
若要存取管理中心:
  1. 前往管理員介面,然後選擇用戶
  2. 選擇匯入/匯出標籤,查看先前匯入或匯出至 Workplace 的大量檔案。
  3. 您亦可查看大量操作的狀態,並查看過去 30 天提出要求的大量作業。
管理員亦可在大量工作完成後下載檔案。有 4 天的時間可以下載檔案。

匯出群組成員的詳細資訊
管理員可以透過管理員介面匯出特定 Workplace 群組成員。
若要匯出特定群組成員的資料:
  1. 前往管理員介面,然後選擇群組
  2. 找到群組後,點擊 並選擇匯出成員
  3. 您會收到含有群組成員詳細資訊的電郵。
資料會以連結形式,透過電郵傳送給管理員。此連結可以讓該用戶(或其他公司內具有管理群組權限的管理員)存取 4 天。
所有資料均遵守標準私隱政策,但如果匯出的群組是跨公司群組,這樣管理員將無法看到其他公司用戶的電郵地址或部門。
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若要開放用戶下載個人的 Workplace 資料:
  1. 點擊 Workplace 左上角的管理員介面
  2. 點擊設定
  3. 點擊下載個人資料旁的
  4. 選擇開啟,然後點擊儲存
注意:啟用這項功能後,用戶即可下載個人的 Workplace 資料副本。深入瞭解如何下載您的資料。不過,據我們的使用條款及細則規定,用戶無法使用這項工具來刪除個人資料。您可通過自己的安全性稽核記錄來查看選擇下載個人資料的用戶。
系統管理員可以使用自訂整合工具從 Workplace API 下載其資料。
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資料保護
資料控管者是決定 Workplace 上個人資料處理原因和處理方式的人士。資料控管者必須根據 GDPR 採取法遵措施,以支持其收集個人資料的方式、資料的使用目的,以及資料的保留期限。他們也必須確保用戶能存取其專屬的資料。
系統管理員會以資料控管者身分管理其 Workplace。
系統管理員也能建立額外的管理員角色以協助維護其 Workplace。
前往此處以瞭解更多有關系統管理員和自訂管理員的資訊。若要深入瞭解 Workplacce 和 GDPR 的資訊,請參閱本文。
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GDPR 適用於所有歐盟資料主體,因此適用於所有聘僱歐盟公民的公司和機構。GDPR 適用於所有處理歐盟居民個人資料的公司,無論公司座落於何處皆然。
Workplace 提供貴公司管理員強大的工具、記錄和政策以保護您的社群,您更可以使用技術控制項隨時調整、刪除或擷取您的資料。Workplace 會遵守所有適用的資料保護規範。您可在此處找到更多關於 GDPR 的資訊。
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跨公司群組(MCG)卻是例外。根據當地適用法律,MCG 成員可自行同意跨公司群組的資料所有權。用戶可從 MCG 移除自己,但除非他們自行刪除帳戶,否則資料仍會保留在 MCG 中。深入瞭解 MCG。
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個人的被遺忘權並非新的 GDPR 概念,而是已受現行的資料保護法保障。用戶有權隨時要求資料控管者刪除他們的個人資料,這是 GDPR 第 17 條中明訂之權利。資料控管者應瞭解在收到資料刪除要求後,他們得根據哪些法規來繼續處理這些資料(如果有)。管理員得隨時要求刪除用戶的帳戶,這樣做會刪除該用戶在 Workplace 的個人資料,其中包括個人檔案及所有帖子內容和回應。
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如果您的員工是跨公司群組(MCG)管理員,您的公司便能透過圖形 API 或管理員介面查看群組資料。
透過圖形 API:
必須使用模擬憑證讀取跨公司群組資料。您須產生跨公司群組成員的模擬憑證。
  • 如果一位或多位員工為群組成員,公司管理員便能查看跨公司群組。
透過管理員介面:
  • 如果一位或多位員工為群組成員,公司管理員便能查看跨公司群組。
  • 公司管理員能將自己分配為跨公司群組的管理員。
如果您的員工是跨公司群組成員,您的公司便能透過圖形 API 或管理員介面查看群組資料。
透過圖形 API:
  • 公司管理員能閱讀跨公司群組的所有內容。
  • 公司管理員能刪除員工在跨公司群組建立的所有內容。
  • 如果一位或多位員工為群組成員,公司管理員便能查看跨公司群組。
透過管理員介面:
  • 如果一位或多位員工為群組成員,公司管理員便能查看跨公司群組。
  • 如果社群成員加入某跨公司群組,公司管理員便能要求加入該群組。
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宣傳活動
您可以建立宣傳活動來展示所選帖子和宣傳活動的衡量數據。
建立宣傳活動
若要建立宣傳活動:
  1. 點擊動態消息左側選單中的 管理員介面
  2. 選擇宣傳活動
  3. 點按右上方的 + 建立宣傳活動、為宣傳活動新增名稱,然後點擊建立
新增帖子到宣傳活動
您可以將自己擁有瀏覽權限的任何已發佈群組帖子新增到宣傳活動。若您未擁有瀏覽權限的帖子被新增到宣傳活動,您仍然可存取所報告的資料,但將無法在此宣傳活動中的帖子區塊查看帖子預覽。
若要新增帖子到宣傳活動:
  1. 選擇您要新增帖子的宣傳活動。
  2. 點擊 + 新增帖子
  3. 輸入帖子網址或編號,然後點擊新增
您最多可以新增 50 則帖子到宣傳活動。您也可以藉由點擊帖子右側的 並選擇 新增帖子到宣傳活動來新增帖子到宣傳活動。之後,您可以新增帖子到現有的宣傳活動,或使用該帖子建立新的宣傳活動。
當您的宣傳活動已使用想追蹤的帖子完成設定,您就能在兩個報告選項之間進行選擇:
  • 用戶 - 此選項是以人為本的分析報告,所關注的是已針對宣傳活動中至少一則帖子進行查看、回應或表達心情之用戶的離散數量。
  • 互動 - 此選項是以用戶操作為本的分析報告,它總結了宣傳活動中每則帖子的「已看過」、「回應數量」和「心情數量」。
系統會顯示哪些衡量數據?
若宣傳活動包含一則或多則於 2020 年 4 月 9 日之前發佈的帖子,系統不會顯示所有衡量數據。若宣傳活動包含一則或多則 2019 年 11 月 15 日之前的帖子,系統將只顯示 2 個資料組合。
  • 指定時間範圍內的瀏覽情形
  • 宣傳活動長期觀感
若宣傳活動包含一則或多則於 2019 年 11 月 16 日至 2020 年 4 月 8 日之間發佈的帖子,系統將不會顯示用戶數量
哪些管理員可以存取宣傳活動?
下列管理員可以建立、編輯和查看宣傳活動?
  • 系統管理員
  • 版主
  • 帳戶管理員
  • 分析員
系統管理員可以將查看所有 Workplace 洞察報告和管理宣傳活動的權限指派給自訂的管理員角色。他們也能授予查看帖子洞察報告的權限。
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問卷調查
只有系統管理員、內容版主,或是自訂角色可以管理問卷調查的管理員,才能查看管理員介面問卷調查區塊。
您建立問卷調查時,收件人會收到 Workplace Chat 訊息,其中提供兩種操作:填寫問卷提醒我。如果收件人尚未完成問卷調查,或是排定了提醒,Workplace 會在問卷調查初次送出的 24 小時之後,傳送追蹤訊息。
若要建立或查看問卷調查:
  1. 點擊管理員介面中的問卷調查。您會看到問卷調查的清單和狀態。
  2. 若要新建問卷調查,請點擊右上方的建立問卷調查
  3. 填寫詳情區塊中的下列欄位:
    標題:輸入不重複的問卷調查名稱,長度最多 75 個字元。
    邀請訊息:撰寫選填的邀請訊息。如果您沒有加入邀請訊息,則會傳送預設訊息。
  4. 點擊繼續
  5. 問題區塊中,加入最多 5 個問題並點擊繼續。問題的答案類型不拘,也可以設定成選填。點擊繼續
  6. 收件人區塊中,您可以選擇用戶群組選項,或是手動名單來透過所提供的樣板匯入最多達 30,000 人的用戶名單。您亦可透過連結或能夠按照收件人名稱個人化的自訂電郵,來傳送問卷調查。點擊繼續
  7. 期間區塊中,您可以選擇進行問卷調查的頻率。選擇最適合您問卷調查的時間和日期。
    • 如果您選擇每人僅限一次,這樣所有選擇的收件人會一次收到問卷調查。
    • 如果您選擇隨機取樣重複,這樣所選收件人就會隨機取樣,在設定的日期範圍內收到問卷調查。每個樣本只會收到問卷調查一次。
問卷調查結果均不具名,且結果只會顯示是否有四位以上用戶完成問卷調查。如果完成問卷調查的用戶不到四位,結果就不會被分享出去。
問卷調查發佈後就無法編輯,但可以隨時取消。問卷調查完成後就無法取消。
若要進一步瞭解問卷調查能如何協助您衡量員工對貴組織整體的觀感,請查看隨時掌握機構脈動
備註:單一問卷調查的參加人數上限為 100,000 人。
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